Forthcome Prototype pédagogique
Démonstration B
Automatisation de processus
Exemple : le traitement des factures fournisseurs dans une petite structure. Automatiser ne consiste pas à tout confier à la machine, mais à lui laisser ce qui est répétitif pour garder le jugement là où il compte.
Les données présentées sont fictives. Cette page illustre une méthode ; elle ne décrit pas une mission réalisée pour un client.
Avant
Réception Manuel
La facture arrive par courriel, en pièce jointe PDF.
Téléchargement Manuel
Elle est enregistrée à la main dans un dossier partagé.
Ressaisie Manuel
Fournisseur, date, montants sont recopiés dans un tableur.
Vérification Manuel
On rapproche la facture de la commande, souvent de mémoire.
Classement Manuel
Le fichier est renommé et rangé selon une habitude personnelle.
Transmission Manuel
Les pièces sont envoyées au comptable en fin de mois.
Après
Réception Automatisé
Les factures arrivent dans une boîte ou une plateforme dédiée ; les factures électroniques contiennent déjà leurs données.
Extraction Automatisé
Fournisseur, date et montants sont lus dans les données structurées, ou extraits du PDF lorsqu’il n’y en a pas.
Contrôle Contrôle humain
Une personne valide chaque facture : rapprochement avec la commande, anomalies signalées.
Classement Automatisé
Nommage et rangement suivent une règle écrite, appliquée automatiquement.
Transmission Automatisé
Les pièces validées partent vers la comptabilité au fil de l’eau.
Arbitrage Contrôle humain
Les cas particuliers (litige, avoir, erreur) restent traités par une personne.
Gains potentiels
- Moins de ressaisie, donc moins d’erreurs de recopie.
- Un classement homogène, qui ne dépend plus d’une seule personne.
- Une transmission régulière à la comptabilité plutôt qu’un rattrapage mensuel.
- Du temps rendu au contrôle et aux cas particuliers.
Nous ne donnons pas de chiffres : l’ampleur des gains dépend du volume, de la qualité des factures reçues et des outils déjà en place. Elle se mesure sur place.
Ce qui reste humain
- La validation de chaque facture avant paiement.
- Le traitement des anomalies et des litiges.
- La décision de modifier les règles de classement.
Limites
- L’extraction depuis un PDF sans données structurées reste faillible : d’où le contrôle.
- L’automatisation fige une règle ; une règle mal pensée se reproduit plus vite.
- Chaque outil ajouté crée une dépendance qu’il faut pouvoir défaire.
Notre démarche
Nous commençons par décrire le processus tel qu’il est, avec les personnes qui le pratiquent. Ce n’est qu’ensuite que nous choisissons ce qu’il faut automatiser, simplifier ou supprimer, et que nous proposons des outils.